3. Tietojenkäsittely- ja rekisteriseloste sekä rekisteröinti-ilmoitus

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti Rekisterinpitäjä laatii Henkilörekisteristä Tietosuoja- ja Rekisteriselosteen, joka on saatavilla esimerkiksi Rekisterinpitäjän toimipaikassa tai Rekisterinpitäjän internet-sivulla. Tietosuojaseloste on Rekisteriseloste laajennettuna siten, että samalla informoidaan Rekisteröidyn oikeuksista. Rekisteröinti-ilmoitus tarkoittaa sitä, että tämä tietojenkäsittely- ja rekisteriseloste annetaan rekisterissä olevalle henkilölle itselleen tiedoksi esimerkiksi työhakemuksen lähettämisen yhteydessä.

3.1. Rekisterinpitäjä

Suomen Avustajapalvelut Oy 2872955-7
Taivalmäki 9 02200 Espoo jäljempänä "Rekisterinpitäjä"

3.2. Yhteyshenkilö

Taneli Tenhovuori taneli.tenhovuori@suomenavustajapalvelut.fi +358504344032

3.3. Rekisterin nimi

Henkilöstöhallintorekisteri

3.4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käyttää Verkkopalvelua soveltuvin osin henkilöstön rekrytoimiseen, työajanseurantaan, työvuorosuunnitteluun, palkanmaksuun ym. työnantajavelvoitteiden täyttämiseen sekä tehtyjen töiden hinnoitteluun ja laskuttamiseen omilta asiakkailtaan, raportointiin, analysointiin ja hallinnointiin.

3.5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä rekisteröi palvelukseensa hakeneiden, palveluksessa olevien ja palveluksessa olleiden työntekijöiden tietoja. Lisäksi Rekisterinpitäjä rekisteröi tietoa mahdollisista, aktiivisista ja lopettaneista asiakkaista sekä yhteistyökumpaneista, osakkaista ja viranomaisista yhteyshenkilöineen.
Rekisteröitäviä tietoja ovat mm. asiakas, yritysasiakas, toimittaja, viranomainen, yhteys- ja laskutusosoitetiedot, asiakasnumerot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, työntekijöiden henkilötiedot ja muut työnantajavelvoitteiden täyttämiseen tarvittavat tiedot viranomaisten edellyttämällä tarkkuudella mukaanlukien erityiset henkilötietoryhmät kuten henkilötunnus sekä arkaluonteiset tiedot kuten terveys- ja ammattiliittotiedot. Näiden lisäksi vapaaehtoisia tietoja kuten lähiomaisen yhteystiedot ja esimerkiksi koulutustiedot sekä aikaisempi työkokemus työhakemuksen tiedoissa.
IT hallintatietoja kuten tekniset tunnukset, käyttäjänimet, sijaintitiedot, yhteystiedot, myös järjestelmän ja sovellusten lokeissa, sähköpostin ja viestinnän palveluista liittyvät tekniset tapahtumat tiedot ja ym. metatiedot. Turvallisuus-, loki-, valvonta- ja häiriötiedot.

3.6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja Rekisteröidään manuaalisesti ensisijaisesti Rekisterinpitäjän (tai tältä toimeksiannon saanut) toimesta. Toissijaisesti Henkilötietoja voidaan Rekisteröidä manuaalisesti jonkin tietosyöttölomakkeen (esimerkiksi työhakemuslomake, tilauslomake, yhteydenottolomake, jne.) kautta Rekisteröidyn (tai tämän edustajan) toimesta. Manuaalisen rekisteröinnin lisäksi Rekisterinpitäjä (tai tältä toimeksiannon saanut) voi Rekisteröidä tietoja myös koneellisesti esimerkiksi aineistosiirron yhteydessä.

3.7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

- Työntekijät
- Asiakkaat
- Pankit
- Vakuutusyhtiöt
- Viranomaiset
- Ammattiliitot
- Työterveyshuolto
- Koulutuslaitokset

3.8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Verkkopalvelu tarjotaan varmennetuista EU:n / ETA:n alueelle sijoitetuista palvelintiloista.

3.9. Rekisterin suojauksen periaatteet

On muistettava, että "täydellistä tietoturvaa" ei internetissä ole. Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä suhtautuvat tietoon vakavasti pyrkien estämään sen katoamista tai luvatonta käyttöä.
Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä varmistavat, että näiden lukuun Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja että henkilötietoja käsitellään ainoastaan työtehtävien yhteydessä sovitussa käyttötarkoituksessa.
Rekisterinpitäjän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä toteuttavat yleisen hyvän käytännön mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tiedon suojaamiseksi riskinäkökulmat huomioiden saatavilla olevat tekniset vaihtoehdot ja niiden kustannukset suhteessa suoritettavaan tietojenkäsittelyyn liittyiviin riskeihin sekä tietojen arkaluonteisuuteen. Pääsy palvelintilaan on rajattu vain riittävän tietoturvaluokituksen omaaville ylläpitäjille. Tietoturvatestaus on integroitu osaksi Rekisterinpitäjän lukuun toimivan Henkilötietojen käsittelijän sovelluskehitysprosessia. Selaimen HTTPS-yhteys on suojattu pankkienkin suosimalla SSL-salauksella ja katastrofien varalta Rekisterinpitäjän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä hajauttaa tallennetun tiedon varmuuskopiot maantieteellisesti.

3.10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on oikeus päästä häntä itseään koskeviin henkilö­tietoihin käyttöliittymän kautta oman käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Tarvittaessa hän voi olla yhteydessä Rekisterinpitäjän Rekisteriselosteessa mainittuun Yhteyshenkilöön.

3.11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on pääsy päästä häntä itseään koskeviin henkilö­tietoihin käyttöliittymän kautta oman käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Tarvittaessa hän voi olla yhteydessä Rekisterinpitäjän Rekisteriselosteessa mainittuun Yhteyshenkilöön.

3.12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää siirtää toimittamansa henkilötiedot toiseen järjestelmään olemalla yhteydessä Rekisterinpitäjän Rekisteriselosteessa mainittuun Yhteyshenkilöön.